Materi TIK Kelas XI

A. Memasukkan Formula dalam MS. Excel
 
Microsoft Excel sebagai program pengolah angka menyediakan fasilitas perhitungan dengan menggunakan rumus. Formula atau ruimus yang dimasukkan dapat berupa fungsi (function), operator (operators), atau nilai konstan (constant). Untuk memasukkan rumus pada Microsoft Excel, harus diawali dengan memasukkan tanda sama dengan (=) dilanjutkan menuliskan rumus yang akan digunakan.
Operator Matematika pada Microsoft Excel merupakan operator Matematika yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Terdapat beberapa jenis operator Matematika yang terdapat pada Microsoft Excel, seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian.

Operator Matematika

Untuk membuat penghitungan, masukkan rumus pada sel. Sebagai contoh, pada sel B5 diketik =5+2 kemudian tekan tombol Enter. Pada sel tersebut akan tertera nilai 7, sedangkan pada formula bar tertera =5+2. Untuk melihat isi formula bar suatu sel, tempatkan penunjuk sel pada sel yang dimaksud.
Selain melakukan penghitungan dengan angka tetap, kita juga dapat melakukan penghitungan berdasarkan nilai suatu sel. Contoh, pada sel B6 diketik =B5*5 kemudian tekan tombol Enter. Nilai pada sel B6 adalah 35 yang diperoleh dari perkalian nilai sel B5 (yaitu 7) dengan angka 5.

1. Menggunakan Angka Tetap

Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung nilai angka tetap. Penghitungan dengan angka tetap sama seperti menghitung dengan kalkulator. Contoh, untuk menghitung perkalian antara 20 dengan 30, yaitu sebagai berikut.

• Letakkan penunjuk sel di tempat yang diinginkan
• Ketikkan data =20*30 pada formula bar
• Tekan tombol Enter pada keyboard

2. Menggunakan Referensi Sel

Selain menggunakan angka tetap, Microsoft Excel juga dapat digunakan untuk menghitung nilai-nilai yang terdapat dalam beberapa sel. Hal ini lebih memudahkan pekerjaan karena setiap perubahan yang terjadi pada sel juga akan berpengaruh secara otomatis terhadap hasil penghitungan. Apabila nilai pada suatu sel berubah, secara otomatis Microsoft Excel akan memperbarui nilai akhirnya.
Contoh, unutk menghitung penjumlahan antara nilai pada sel C2 dengan C3 dan hasilnya ditampilkan pada sel C4, yaitu sebagai berikut.

• Letakkan penujuk sel pada sel C4
• Ketikkan data =C2+C3 pada formula bar 
• Tekan tombol Enter pada keyboard

B. Mengunakan Referensi Absolut dan Relatif

Penggunaan referensi sel dalam Microsoft Excel dapat dibagi menjadi tiga macam, yaitu referensi absolut, referensi relatif dan referensi semi absolut. Setiap referensi tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan.

1. Referensi Absolut

Referensi absolut pada suatu formula selalu menunjuk ke sel yang terletak pada lokasi yang tetap. Apabila posisi sel yang berisi formula atau rumus berubah, posisi referensi sel tidak akan berubah. Apabila kita menyalin formula atau rumus yang terdapat pada sel yang berisi rumus ke sel lain, referensi sel yang terdapat pada sel tersebut akan tetap menunjuk ke sel yang tetap.

2. Referensi Relatif

Referensi relatif pada suatu formula berbeda dengan referensi absolut. Apabila referensi sel disalin maka referensi sel relatif akan berubah sesuai dengan posisi relatif sel yang berisi formula.

3. Referensi Semi Absolut

Referensi semi absolut merupakan gabungan antara referensi absolut dengan referensi relatif.

C. Menggunakan Fungsi dalam Microsoft Excel

Fungsi merupakan fasilitas yang disediakan Microsoft Excel untuk membantu penghitungan yang cukup rumit . Dengan menggunakan fungsi, kita tidak perlu melakukan sendiri penghitungan yang dilakukan fungsi tersebut, tetapi cukup menyediakan data yang dibutuhkan.
Ketika kita mengetikkan tanda sama dengan (=) kemudian diikuti rumus, secara otomatis akan muncul teks bantu yang isinya berupa keterangan urutan rumus yang diketikkan. Hal ini mempermudah pengguna karena pengguna tidak perlu menghafal sintaks dari suatu rumus. Pada saat memasukkan formula, terdapat beberapa macam fungsi yang dapat digunakan untuk memudahkan pembuatan formula. Fungsi yang disediakan Microsoft Excel cukup banyak, mulai dari fungsi yang sederhana unutk melakukan penjumlahan sampai fungsi untuk analisis statistik dan database. Penggunaan fungsi harus sesuai dengan argumen atau sintaks yang telah ditentukan. Beberapa fungsi dalam Microsoft Excel, yaitu :

Fungsi yang paling sering digunakan pada saat menjalankan Microsoft Excel adalah fungsi matematika dan statistika. Hal ini disebabkan karena banyak orang menggunakan Micorsoft Excel untuk membuat dokumen yang melibatkan berbagai macam penghitungan. Cara untuk menggunakan fungsi, yaitu secara manual dan melalui toolbar Insert Function.

1. Secara Manual

Salah satu cara menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel adalah secara manual. Hal ini dilakukan dengan mengetikkan fungsi yang akan digunakan pada sel. Langkah-langkahnya, yaitu :

• Arahkan penunjuk sel pada sel yang akan digunakan, biasanya sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan
• Ketikkan fungsi sesuai format yang telah ditentukan, diawali dengan tanda sama dengan (=). Contoh fungsi untuk menjumlahkan nilai, yaitu =SUM( range data ). Selanjutnya tekan tombol Enter pada keyboard 

2. Menggunakan Insert Function
Selain dengan mengetikkan langsung fungsi pada sel, cara lain untuk menggunakan fungsi adalah dengan menekan ikon Insert Function yang terletak di sebelah kiri formula bar. Langkah-langkahnya, yaitu :

• Arahkan penunjuk sel pada sel yang akan digunakan, biasanya sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan.
• Klik menu Insert - Function atau dengan menekan ikon Insert Function. 
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Insert Function. 
• Pilih SUM pada kotak pilihan Select a function kemudian tekan tombol OK.
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Function Arguments. Masukkan range data yang akan dijumlahkan. Setelah range data dimasukkan, tekan tombol OK.
• Selanjutnya, akan ditampilkan hasil penghitungan di mana pada formula bar akan ditulis fungsi yang digunakan.

Selain operator SUM, fungsi matematika mempunyai operator lainnya, yaitu operator ABS dan INT. Fungsi ABS digunakan untuk menghasilkan nilai absolut (nilai selalu positif) dan INT digunakan untuk mengambil nilai integer (nilai desimal diabaikan).
Fungsi yang banyak digunakan selain fungsi matematika, yaitu fungsi logika dan fungsi statistika. Fungsi logika mempunyai operator, seperti AND dan OR. Operator tersebut digunakan untuk menggabungkan beberapa ekspresi logika. Hasil dari fungsi logika akan bernilai TRUE atau FALSE. Hasil TRUE akan ditampilkan jika ekspresi memenuhi syarat yang ditentukan. Hal ini berlaku untuk operator AND. Pada operator AND, jika salah nsatu pernyataan tidak memenuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE. Pada operator OR, hasil akan menjadi TRUE jika salah satu pernyataan sudah memenuhi syarat. Jika semua pernyataan tidak memenuuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE.

Penulisan operator AND dan OR, yaitu

• AND(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, ...)
• OR(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, ...)

Selain operator AND dan OR, fungsi logika juga mempunyai fungsi IF. Fungsi IF digunakan untuk membuat suatu pernyataan yang mempunyai kondisi tertentu. Jika kondisi tersebut terpenuhi maka akan ditampilkan suatu nilai atau pernyataan tertentu, sedangkan jika tidak terpenuhi maka suatu nilai tertentu juga akan ditampilkan. Pada fungsi IF, nilai benar atau salah dapat dibuat sendiri.

Penulisan operator IF, yaitu

• =IF(logika, nilai benar, nilai salah)

Fungsi statistika mempunyai beberapa operator seperti AVERAGE, COUNT, MAX, dan MIN. Fungsi dari setiap operator tersebut, yaitu :

• Operator AVERAGE, mencari nilai rata-rata darin sekumpulan data.
• Operator COUNT, menghitung banyaknya data.
• Operator MAX, mencari nilai terbesar dari sekumpulan data.
• Operator MIN, mencari nilai terkecil dari sekumpulan data.

D. Menyalin Formula

Untuk mempermudah pembuatan formula yang sama secara berulang-ulang, Microsoft Excel menyediakan fasilitas penyalinan formula. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menyalin formula, diantaranya dengan menggunakan fasilitas drag and drop.

1. Menggunakan Drag and Drop


Untuk menyalin formula dengan drag and drop dapat dilakukan dengan menarik atau menggeser fill handle ke posisi sel yang diinginkan. Langkah-langkahnya, yaitu :

• Pada lembar kerja dibuat suatu formula untuk menghitung nilai Subtotal dari setiap barang. Rumus yang dibuat dapat dilihat pada formula bar, yaitu mengalikan nilai pada sel D5 dengan sel E5 melalui formula =D5*E5.
• Selanjutnya, untuk menyalin formula tersebut ke bawah, dapat dilakukan dengan mengarahkan penunjuk sel ke sebelah kanan bawah kotak sel F5.
• Pada saat penunjuk sel berubah menjadi tanda plus berwarna hitam +, tekan dan tahan tombol kiri mouse dan geser atau drag ke arah bawah menuju sel F8.
• Setelah berada pada sel F8, lepaskan tombol mouse. Secara otomatis, Microsoft Excel akan membuat salinan formula pada sel F6 sampai F8 dari formula yang terdapat pada sel F5.
• Untuk menyalin formula ke arah samping juga dilakukan dengan cara yang sama, tetapi penunjuk sel ditarik ke arah samping.

2. Mengunakan Menu Edit

Cara lain untuk menyalin formula adalah melalui menu Edit - Fill. Cara tersebut hampir sama dengan cara sebelumnya, tetapi sel yang akan menampung hasil salinan harus diblok atau disorot terlebih dahulu. Langkah-langkahnya, yaitu :

• Pada lembar kerja yang dipilih, dibuat suatu formula untuk menghitung nilai Subtotal dari setiap barang. Rumus yang dibuat dapat dilihat pada formula bar, yaitu mengalikan nilai pada sel D5 dengan sel E5 melalui formula =D5*E5.
• Selanjutnya, blok sel yang akan menampung hasil salinan mulai dari sel yang akan disalin rumusnya, yaitu sel F5 sampai F8.
• Pilih menu Edit - Fill - Down.
• Formula akan disalin pada sel tersebut dan hasil perhitungan akan ditampilkan.
• Untuk menyalin formula ke arah samping kanan dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Fill - Right dan Untuk menyalin formula ke arah samping kiri dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Fill - Left.

E. Membuat Grafik

Untuk membuat grafik, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkahnya, yaitu :

• Ketik data pada lembar kerja baru.
• Blok sel yang berisi data yang akan digunakan untuk membuat grafik.
• Setelah sel diblok, pilih menu Insert - Chart atau dengan menekan tombol Chart Wizard yang terdapat pada toolbar Standard. 
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart type. Pada kotak dialog tersebut akan dilakukan pemilihan jenis atau tipe grafik yang akan digunakan.

Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type, yaitu :
- Chart type, memilih tipe tampilan grafik.
- Chart sub-type, memilih format tampilan grafik.
- Tombol Press and Hold to View Sample, melihat contoh tampilan grafik.

• Pada contoh akan digunakan tipe grafik Column dengan Chart sub-type: Clustered Column. 
• Klik tombol Next setelah memilih tipe dan format grafik yang diinginkan. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Source Data. Pada kotak dialog tersebut akan dilakukan pengaturan sumber data yang akan digunakan dan pemilihan data series. 

Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Source Data, yaitu :
- Data range, menentukan range data. Kotak ini akan berisi sel-sel yang kamu blok sebelumnya. Untuk menggantinya, kamu dapat menekan tombol di sebelah kanan kotak Data range.- Series in, memilih data series yang akan digunakan. Pada bagian ini ditentukan cara pembacaan grafik.

• Pada kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Source Data juga terdapat tab Series yang dapat digunakan untuk mengatur pengambilan data series sesuai dengan kebutuhan.
• Tekan tombol Next. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options. 

Pada Titles, terdapat beberapa bagian, yaitu sebagai berikut.- Chart title, membuat judul grafik.
- Category (X) axis, membuat judul pada sumbu X.
- Series (Y) axis, membuat judul pada sumbu Y.
- Value (Z) axis, membuat judul pada sumbu Z

Selain tab Titles, pada kotak dialog Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options juga terdapat beberapa tab lain, yaitu :
- Axes, mengatur tampilan judul pada sumbu X, Y, dan Z.
- Gridlines, mengatur tampilan grid pada sumbu X, Y, dan Z.
- Legend, mengatur tampilan legenda.
- Data Labels, mengatur tampilan label data pada grafik.
- Data Table, mengatur tampilan tabel data.

• Setelah selesai melakukan pengaturan, tekan tombol Next. 
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location. Pada kotak dialog tersebut dapat dilakukan pemilihan lokasi penempatan grafik.

Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location, yaitu :
- As new sheet, menampilkan grafik pada lembar kerja yang terpisah dari lembar kerja yang berisi data.
- As object in, menampilkan grafik dalam lembar kerja yang sama dengan data.

• Untuk menampilkan hasil grafik, tekan tombol Finish.

F. Memodifikasi Grafik

Selain menggunakan pilihan yang terdapat pada toolbar Chart, untuk memodifikasi grafik juga dapat dilakukan melalui menu Chart. Terdapat beberapa bagian pada menu Chart, seperti Chart Type, Source Data, Chart Options, Location, Add Data, Add Tredline, dan 3D View.


1. Memodifikasi Jenis Grafik

Untuk mengubah tampilan grafik yang telah dibuat, dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Chart. Selain itu, dapat dilakukan juga dengan menggunakan menu Chart dengan cara berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah dengan cara mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - Chart Type yang akan menampilkan kotak dialog Chart Type. 
• Ubah grafik dengan memilih pilihan yang diinginkan. Sebagai contoh, pilih Bar pada kolom Chart type. Selanjutnya, pilih Clustered bar with a 3-D visual effect pada kolom Chart sub-type. 
• Untuk melihat contoh tampilan grafik, tekan tombol Press and Hold to View Sample. 
• Setelah memilih jenis grafik yang diinginkan, tekan tombol OK.

2. Memodifikasi Sumber Data Grafik

Apabila grafik yang telah dibuat akan mengalami peribahan data, kamu dapat mengubahnya melalui menu Chart. Untuk mengubah sumber data dari grafik, dapat dilakukan dengan cara berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah dengan cara mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - Source Data yang akan menampilkan kotak dialog Source Data. 
• Tentukan data range yang akan digunakan dalam grafik dengan menekan tombol di sebelah kanan kotak Data Range. 
• Setelah semua pengaturan selesai dilakukan, selanjutnya tekan tombol OK untuk menggunakan modifikasi yang telah dilakukan.

3. Memodifikasi Chart Options

Pada fasilitas Chart Option terdapat beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk mengatur grafik. Beberapa pilihan tersebut diantaranya untuk mengatur judul, sumbu, gridlines, keterangan, data label, dan tabel data.
Untuk membuka kotak dialog Chart Option, dapat dilakukan dengan cara berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah dengan cara mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - Chart Options, yang akan menampilkan kotak dialog Chart Options. 
• Pilih tab yang akan digunakan untuk melakukan perubahan.

- Titles, mengatur tampilan judul pada grafik.
- Axes, mengatur tampilan judul pada sumbu X, Y, dan Z.
- Gridlines, mengatur tampilan grid pada sumbu X, Y, dan Z.
- Legend, mengatur tampilan legenda.
- Data Labels, mengatur tampilan label data pada grafik.
- Data Table, mengatur tampilan tabel data.

• Tekan tombol OK setelah selesai melakukan perubahan.

4. Memodifikasi Lokasi Grafik

Sebagai contoh, grafik yang sudah dibuat ditampilkan dalam lembar kerja yang sama dengan data. Selanjutnya, grafik tersebut akan dipindahkan ke lembar kerja yang terpisah dengan data. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan menu Chart dengan cara sebagai berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah dengan mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - Location yang akan menampilkan kotak dialog Location. 
• Tandai pilihan As object in dan pilih lokasi lembar kerja yang diinginkan.
• Setelah selesai, tekan tombol OK.

5. Menambah Data pada Grafik

Pada saat bekerja, terkadang kamu menambahkan beberapa data baru pada tabel yang sudah dibuat grafik. Selanjutnya, setelah data ditambahkan, data tersebut akan ditampilkan juga sebagai bagian dari grafik yang sudah dibuat.
Untuk mengatasi masalah ini, kamu dapat melakukan langkah-langkah berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah dengan mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - Add Data yang akan menampilkan kotak dialog Add Data. 
• Tekan tombol OK setelah selesai.

6. Menambahkan Trendline pada Grafik

Trendline pada suatu grafik dapat digunakan untuk membantu melakukan analisis arah kecenderungan (trend) dari suatu kelompok data. Untuk menampilkan trendline, dapat dilakukan dengan cara berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah dengan mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - Add Trendline yang akan menampilkan kotak dialog Add Trendline. 
• Pada kotak dialog tersebut terdapat dua tab, yaitu tab Type dan Options. Pada tab Type dapat dipilih jenis trend yang dibutuhkan. Terdapat beberapa pilihan trend yang dapat dipilih, seperti linear, eksponensial, dan jenis trend lainnya. Pada tab Options dapat dilakukan pengaturan trendline. 
• Setelah selesai, tekan tombol OK.

7. Memodifikasi Tampilan 3D

Jika grafik yang digunakan adalah jenis tiga dimensi maka dapat dilakukan pengaturan tampilan tiga dimensi sesuai dengan keinginan. Jika grafik yang digunakan bukan jenis tiga dimensi maka sebelumnya harus diubah menjadi tipe tiga dimensi terlebih dahulu.
Sebagai contoh, grafik yang digunakan adalah jenis grafik dua dimensi. Oleh karena itu, harus diubah terlebih dahulu menjadi tipe grafik tampilan tiga dimensi. Untuk mengubah tampilan menjadi tiga dimensi dapat dilakukan dengan menggunakan menu Chart - Chart Type. Pilih Chart sub-type menjadi tipe tiga dimensi. Sebagai contoh, pada kolom Chart type dipilih Column dan pada kolom Chart sub-type dipilih Clustered bar with a 3-D visual effect.
Selanjutnya, untuk mengubah tampilan tiga dimensi dapat dilakukan menggunakan langkah-langkah berikut.

• Pilih grafik yang akan diubah, dengan mengklik grafik tersebut.
• Pilih menu Chart - 3-D View yang akan menampilkan kotak dialog 3-D.
• Pada kotak dialog ini terdapat beberapa pilihan seperti berikut.

- Elevation, yaitu pengaturan tinggi sisi pandang grafik.
- Rotation, mengatur rotasi terhadap sumbu vertikal. Pada grafik tiga dimensi, sumbu vertikal adlah sumbu Z. Selain dengan cara memasukkan nilai pada kotak yang tersedia, untuk mengatur rotasi grafik juga dapat dilakukan dengan menekan tombol yang bergambar panah melengkung dibawah kotak gambar grafik.

• Setelah selesai, tekan tombol OK.

G. Mengurutkan Data

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita membutuhkan bentuk laporan yang tersusun rapi secara berurutan. Apabila data yang terdapat pada lembar kerja tidak berurutan, kamu dapat mengurutkan data tersebut dengan fasilitas Sort. Terdapat dua macam pengurutan data yang biasa dilakukan, yaitu pengurutan secara ascending dan descending. Pengurutan ascending merupakan pengurutan secara menaik dari A ke Z. Sebaliknya, descending merupakan pengurutan secara menurun dari Z ke A.
Langkah-langkah untuk mengurutkan sebuah data, yaitu :

• Buka sebuah tab lembar kerja.
• Data tersebut akan diurutkan mulai dari A sampai Z.
• Blok atau pilih data yang akan diurutkan.
• Pilih menu Data - Sort yang akan menampilkan kotak dialog Sort. 
• Pada kotak pilihan Sort by, masukkan data sebagai kata kunci pengurutan. Pilih Ascending untuk mengurutkan data secara menaik (dari data terkecil sampai terbesar) dan pilih Descending untuk mengurutkan data secara menurun (dari data terbesar sampai terkecil).
• Sebagai contoh, pada kotak Sort by dipilih Column B dengan pengurutan secara Descending. 
• Apabila terdapat pengurutan data menggunakan lebih dari satu kunci pengurutan, dapat dilakukan dengan memasukkan kunci pengurutan pada kotak Then by. 
• Pada pilihan My List has, terdapat dua pilihan. Pilih Header row untuk membuat baris pertama yang diblok dianggap sebagai baris judul, sehingga tidak dimasukkan dalam proses pengurutan. Pilih No header row untuk mengurutkan semua data yang telah diblok.
• Setelah selesai, tekan tombol OK.

Selain dengan menggunakan menu Data, kamu juga dapat mengurutkan data menggunakan ikon Sort Ascending dan Sort Descending pada toolbar Standard. Caranya, pilih kolom yang akan diurutkan datanya atau tempatkan penunjuk sel pada kolom tersebut. Selanjutnya, klik ikon Sort Ascending untuk mengurutkan data secara menaik dan Sort Descending untuk mengurutkan data secara menurun.

H. Menggunakan Filter Data

Penyaringan atau filter merupakan cara cepat dan mudah dalam bekerja dengan database. Data yang sudah disaring hanya menampilkan data yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Microsoft Excel menyediakan dua fasilitas penyaringan, yaitu AutoFilter untuk melakukan penyaringan dengan kriteria sederhana dan Advance Filter penyaringan dengan kriteria yang kompleks. Dengan menyaring data menggunakan fasilitas AutoFilter, secara otomatis hanya data dengan nilai tertentu yang akan ditampilkan. Langkah-langkah untuk mengurutkan data, yaitu :

• Blok sel-sel yang akan disaring datanya.
• Pilih menu Data - Filter - AutoFilter. 
• Secara otomatis, pada setiap kolom akan muncul tanda panah.
• Klik judul kolom yang digunakan sebagai acuan kemudian pilih kriterianya. Misalnya, pilih kolom Harian dan pilih kriteria 93. Selanjutnya, akan ditampilkan data dengan ketentuan Harian = 93. Microsoft Excel akan memberi indikasi tanda panah kolom yang disaring dan nomor baris dengan warna biru.

Selain dengan memilih salah satu kriteria yang diinginkan pada kolom yang dipilih, penyaringan data juga dapat dilakukan dengan memilih pilihan lain, yaitu :

• (All). digunakan untuk menampilkan semua data. Selain melalui pilihan (All) yang ditampilkan pada tanda panah disamping kanan suatu kolom, untuk menampilkan semua data juga dapat dilakukan melalui menu Data - Filter - Show All. 
• (Top 10...), digunakan untuk menyaring tipe data angka.
• (Custom), digunakan untuk menyaring dengan kriteria tertentu.

1. Menggunakan Pilihan yang Tersedia

Untuk melakukan penyaringan data menggunakan pilihan yang tersedia pada setiap kolom, lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

• Untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu, klik tanda di sebelah kanan suatu kolom dan akan ditampilkan beberapa kriteria data.
• Untuk menampilkan data yang diinginkan, pilih kriteria data tertentu yang akan ditampilkan. Hanya data yang mempunyai nilai yang sama yang akan ditampilkan.

2. Menggunakan pilihan All

Apabila tanda panah pada kolom tertentu ditekan, akan mucul beberapa pilihan kriteria. Untuk menampilkan semua data, dapat dilakukan dengan memilih (All).

• Klik tanda panah pada kolom tertentu.
• Pada pilihan yang muncul, pilih (All).
• Selanjutnya, semua data akan ditampilkan.

3. Menggunakan Custom AutoFilter

Untuk menampilkan data dengan kriteria tertentu yang dibuat sendiri, dapat dilakukan dengan menggunakan pilihan (Custom...). Untuk menampilkan data menggunakan pilihan (Custom...), dapat dilakukan menggunakan langkah-langkah berikut.

• Klik tanda panah pada kolom data.
• Pada pilihan yang muncul, pilih (Custom...).
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Custom AutoFilter.

Pada kotak Show rows where, terdapat beberapa pilihan, yaitu : 
- equals, sama dengan. 
- does not equals, tidak sama dengan. 
- is greater then, lebih besar dari. 
- is greater then or equal to, lebih besar atau sama dengan.  
- is less then, kurang dari.  
- is less then or equal to, kurang dari atau sama dengan.  
- begins with, diawali dengan. 
- does not begin with, tidak diawali dengan. 
- ends with, diakhiri dengan.  
- does not end with, tidak diakhiri dengan.  
- contains, berisi atau mengandung. 
- does not contain, tidak berisi atau tidak mengandung.

Selain itu, pada kotak dialog Custom AutoFilter juga terdapat pilihan And dan Or. Pilihan And digunakan jika semua kriteria harus terpenuhi dan Or digunakan jika satu kriteria terpenuhi maka data sudah dapat ditampilkan.

• Untuk menampilkan data siswa yang mempunyai nilai 80 atau lebih, pada kotak Show rows where di baris pertama diisi dengan pilihan is greater then or equal to. Pada kotak di sebelah kanannya diisi dengan nilai 80.
• Tandai pilihan And, karena pada penyaringan data terdapat dua syarat, yaitu nilai lebih besar atau sama dengan 80 dan nilai kurang dari atau sama dengan 90.
• Selanjutnya, pada kotak Show rows where di baris kedua diisi dengan is less then or equal to. Pada kotak di sebelah kanannya diisi dengan nilai 90.
• Tekan tombol OK. Data yang ditampilkan adalah data yang mempunyai nilai akhir antara 80 dan 90.

4. Menggunakan Top 10

Langkah-langkah untuk menyaringa data menggunakan pilihan (Top 10...), yaitu :

• Klik tanda panah pada kolom data.
• Pada pilihan yang muncul, pilih (Top 10...).
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Top 10 AutoFilter. 
• Pada kotak pertama, pilih Top atau Bottom. Top untuk menampilkan nilai tertinggi, sedangkan Bottom untuk menampilkan nilai terendah.
• Pada kotak kedua, masukkan nilai. Selanjutnya, pada kotak ketiga, pilih Items.

Kita dapat melakukan penyaringan data menggunakan fasilitas Advanced Filter selain menggunakan fasilitas penyaringan AutoFilter untuk menyaring data melalui pilihan yang tersedia, pilihan (Custom...), (All), dan (Top 10...). Penyaringan dengan fasilitas Advanced Filter hampir sama dengan AutoFilter. Akan tetapi, tombol tanda panah tidak ditampilkan. Terlebih dahulu kamu harus mengetikkan kriteria yang terpisah dengan data. Kriteria range akan lebih kompleks.

I. Menyisipkan Dokumen

Microsoft Excel dapat digunakan dengan program aplikasi lain untuk keperluan tertentu. Misalnya, menukar informasi antara aplikasi Microsoft Excel dengan Microsoft Word. Selain itu, Microsoft Excel juga dapat membuat hubungan data antar program. Untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam dokumen Microsoft Word, dapat dilakukan dengan menggunakan menu Insert. Selain menggunakan menu Insert, dapat juga dengan menggunakan fasilitasn Copy dan Paste.


1. Menggunakan Menu Insert

Apabila kita ingin menyisipkan dokumen Microsoft Excel menggunakan menu Insert, kita harus membuka dokumen Microsoft Word terlebih dahulu. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah berikut.

• Pada Microsoft Word yang sedang dibuka, pilih menu Insert. 
• Apabila menggunakan menu Insert, data Microsoft Excel dapat disisipkan sebagai file atau object.
• Untuk menyisipkan data sebagai objek, pilih menu Insert - Object. 

a. Apabila dokumen Microsoft Excel yang disisipkan merupakan dokumen kosong, pilih tab Create New dan Pada Object type, pilih Microsoft Excel Worksheet atau Microsoft Excel Chart.b. Apabila dokumen yang disisipkan berasal dari file yang sudah ada, pilih tab Create from File dan klik tombol Browse untuk menentukan lokasi dokumen.

• Untuk menyisipkan Microsoft Excel sebagai file, pilih menu Insert - File.

a. Pilih lokasi dokumen Microsoft Excel yang akan disisipkan. Tekan tombol Insert.
b. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Open Worksheet.
c. Pada kotak dialog tersebut, tentukan lembar kerja yang akan ditampilkan.
d. Selanjutnya, tekan tombol OK.

2. Menggunakan Copy dan Paste

Cara lain untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word adalah dengan menggunakan fasilitas Copy dan Paste. Cara ini lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan menu Insert. Langkah-langkah untuk menyisipkannya, yaitu :

• Buka dokumen Microsoft Excel yang akan disisipkan. Blok sel tertentu yang akan disisipkan.
• Salin atau pindahkan data pada sel tersebut menggunakan fasilitas Copy atau Cut. Tekan tombol Ctrl + C (menyalin data) atau Ctrl + X (memindahkan data).
• Buka dokumen Microsoft Word dimana data Microsoft Excel akan disalin atau dipindahkan. Tempatkan penunjuk mouse pada lokasi dimana data akan ditempatkan.
• Tampilkan data yang disalin atau dipindahkan dengan memilih menu Edit - Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard.

A. Menggunakan Fasilitas Print Preview
 

Langkah - langkah :

Pada jendela Preview terdapat beberapa tombol yang dapat di gunakan, berikut tombol – tombol yang dapat digunakan :

1. Mencetak Lembar Kerja

Langkah - Langkah :

1. Pilih menu File kemudian tekan tombol Print atau tombol Ctrl+P

2. Pada kotak dialog Print terdapat beberapa pilihan yang digunakan untuk mengatur pencetakan lembar kerja

a. Printer, digunakan untuk menentukan ke mana dokumen akan di cetak.

3.    Setelah kita melakukan pengaturan pencetakan lembar kerja, tekan tombol OK

Tidak semua bidang dalam lembar kerja perlu dicetak. Apabila kita akan mencetak sebagian dari lembar kerja, kita harus memblok terlebih dahulu bagian lembar kerja yang akan dicetak dengan langkah - langkah sebagai berikut :

Mencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format file-nya berupa suatu hasil cetakan seperti gambar. Untuk mencetak dokumen ke file dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Mengatur Kertas

Pengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakan tidak selalu menggunakan ukuran kertas sama. Penggunaan ukuran kertas dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengubah ukuran kertas pada Microsoft Excel dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu File → Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Page.

2. Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang di gunakan yaitu :

a. Orientation, mengatur orientasi pencetakan atau tata letak kertas. Pilihan yang dapat digunakan adalah tegak (Portrait) dan menyamping (Landscape)

b. Scaling, mengatur skala pencetakan

d. Print quality, menetukan kualitas pencetakan. Hal ini dilakukan dengan menekan panah kemudian menentukan kualitas hasuil pencetakan yang disediakan

e. First page Number, menentukan nomor halaman petama, jika bukan 1. Secara default, pada kotak First page number terisi Auto. Apabila kotak tersebut diisi dengan nilai 2 maka penomoran halaman pertama akan dimulai dari angka 2

f. Untuk mengatur format pencetakan lainnya dapat dilakukan dengan menekan tombol Optionsg. Tombol Print dilakukan untuk melakukan pencetakan ke printer

h. Tombol Print Preview digunakan untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor

2.  Mengatur Margin

Untuk menghasilkan hasil cetak yang baik, kita juga harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau badan pinggir halaman juga menetukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dimuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus.
Langkah - langkah untuk mengatur margin, yaitu :

a. Pilih menu File → Page Setup. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak Page Setup.

b. Pilih tab Margins 

c. Selanjutnya, dapat dilakukan pengaturan margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia

Untuk membuat tampilan lebih menarik, akan lebih baik apabila suatu baris dibuat tambahan di bagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman atau beberapa halaman tertentu. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi nomor halaman atau memberi identitas pada hasil cetakan.
Untuk membuat header dan footer dapat dilakukan dengan cara berikut :

Pengaturan lembar kerja dapat dilakukan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, kita dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Selain itu, kita juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala (grid).
Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk pengaturan lembar kerja, yaitu :

1. Pilih menu File → Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Sheet.

2. Untuk menentukan daerah yang akan dicetak dapat dilakukan dengan mengisi kotak Print Area. Untuk mengisi kotak Print Area, dapat kita lakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan kotak tersebut. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Page Setup → Print Area. Isi kotak dialog tersebut dengan sel yang merupakan daerah yang akan dicetak

3. Pada bagian Print titles dimasukkan daerah judul lembar kerja yang akan ditampilkan pada setiap halaman pencetakan. Hal ini digunakan untuk menentukan daerah yang akan menampilkan judul pada setiap lembar kerja yang dipilih. Untuk menampilkan judul pada posisi atas yang akan selalu dicetak di bagian awal halaman, kotak yang diisi adalah Rows to repeat at top. Sedangkan, untuk menampilkan judul pada kolom yang akan dicetak pada bagian kiri halaman, dilakukan dengan mengisi kotak Columns to repeat at left. Untuk mengaktifkan kotak atau Columns to repeat at left, dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan pada setiap kotak tersebut

4. Fungsi yang dapat digunakan adalah fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil pencetakan, yaitu :

1.  Mengganti Nama Lembar Kerja

Langkah-langkah untuk mengganti nama lembar kerja, yaitu :

Cara 1

Cara 2

Cara 3

Secara default, Microsoft Excel menyediakan tiga lembar kerja (sheet) yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Langkah-langkah untuk menambahkan lembar kerja pada suatu buku kerja, yaitu :

Isi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isi yang sama. Sebagai contoh, pada buku kerja yang telah dibuat sebelumnya, terdapat lembar kerja dengan nama Kelas D. Lembar kerja tersebut belum terisi apapun.
Langkah-langkah menyalin isi data pada lembar kerja Kelas C, yaitu :

Fasilitas lainnya, yaitu :

- Down, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian bawahnya

- Right,  menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak di sebelah kanannya

- Up,  menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian atasnya

- Left,  menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada sebelah kirinya

- Contents, menyalin isi sel atau range

- Formats, menyalin format selnya saja

Terdapat beberapa cara untuk menyalin isi dari suatu lembar kerja. Cara lain untuk menyalin isi dari suatu lembar kerja adalah dengan menggunakan menu Edit → Move or Copy Sheet.Untuk menyalin menggunakan fasilitas tersebut, yaitu :

Selain menyalin isi dari suatu lembar kerja, kamu juga dapat memindahkan isi dari lembar kerja. Mamindahkan isi lembar kerja sebenarnya tidak jauh berbeda dengan menyalin isi lembar kerja.
Langkah-langkahnya, yaitu :

5.  Menghapus Lembar Kerja 

Suatu lembar kerja Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Langkah-langkah untuk menghapus lembar kerja ada beberapa cara, yaitu :

Atau dengan cara berikut :

Pada saat pertama kali membuka program aplikasi Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Kita dapat memasukkan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.

Nama default untuk sebuah buku kerja yang terbuka untuk pertama kalinya adalah Book1 dan buku kerja ini siap untuk dioperasikan. Pada waktu membuka buku kerja baru yang kedua, nama Book2 akan ditampilkan, demikian setersunya. Pada kondisi awal, sebuah buku kerja hanya terdiri dari tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3.

Apabila kita ingin membuat buku kerja baru selain buku kerja yang sudah ada, kita dapat melakukan salah satu cara berikut :

Secara default, setiap buku kerja terdiri atas tiga sheet, di mana jumlah sheet dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah sheet, kita dapat memilih salah satu dari dua cara berikut :

Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat kita lakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Akan tetapi, apabila data sudah masuk ke dalam sel, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghapus data. Langkah-langkah untuk menghapus data di antarannya sebagai berikut :

• Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kita dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut
• Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus

Perlu diperhatikan bahwa kita hapus dengan cara di atas adalah isi atau data yang terdapat dam sel bukan formatnya. Jika kita akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel :

Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kita akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis. Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kita lakukan melalui langkah-langkah berikut :

• Tekan tombol Shift dan tombol panah
• Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua
• Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol

Sebagai contoh, kita dapat melakukan langkah langkah berikut :

Selain menggunakan tombol pada keyboard, untuk memblok sel juga dapat dilakukan dengan menggunakan mouse melalui langkah-langkah berikut :

Setelah buku kerja selesai dibuat, selanjutnya buku kerja dapat disimpan ke media penyimpanan, seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya. Untuk menyimpan buku kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja (worksheet) dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk membuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file. Untuk menambah lembar kerja pada suatu buku kerja dapat dilakukan menggunakan menu Insert - Worksheet

Tombol tombol pada keyboard yang biasa digunakan saat bekerja yaitu :

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang. Fasilitas ini akan menghemat waktu dalam pembuatan buku kerja. Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui langkah langkah berikut :

Pada Microsoft Excel terdapat beberapa jenis data, seperti teks, angka, tanggal, dan waktu. Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan memilih sel di mana data tersebut akan dimasukkan, selanjutnya ketikkan data dan tekan tombol Enter atau Tab pada keyboard. Selain itu, kita dapat menggunakan tombol anak panah pada keyboard atau mengklik sel menggunakan mouse untuk memasukkan data yang telah diketik. Untuk membatalkan perintah memasukkan data ke dalam sel lembar kerja, tekan toblom Esc. Gunakan tombol Backspace untuk menghapus data yang salah pada saat memasukkan data. Ketika memasukkan data, Microsoft Excel XP secara otomatis akan mengenali data yang dimasukkan sebagai data teks, angka, tanggal, atau waktu, termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel. Data dengan jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri.

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, data jenis teks dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format lainnya. Untuk mengatur format dari tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar. Beberapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks.

Beberapa pengaturan format teks :

Selain menggunakan toolbar Formatting, untuk mengatur format teks dapat dilakukan melalui menu Format dengan cara sebagai berikut :

• Pilih atau blok sel yang akan diatur
• Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
• Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Font 
• Pilih dan tentukan format teks yang kita inginkan

Data tanggal atau waktu yang dimasukkan harus sesuai dengan format yang berlaku pada sistem operasi yang sedang digunakan. Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (year). Format tanggal dapat diubah sesuain dengan kebutuhan. Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

Untuk memasukkan tanggal ke dalam sel, kita tingga mengetikannya sesuai dengan format yang telah dipilih sebelumnya. Secara default, format tanggal pada Microsoft Excel adalah mm/dd/yyyy. Jadi, apabila kita ingin memasukkan tanggal 25 Desember 2005 kita tinggal mengetikkan 9/25/2005 atau 9-25-2005.

Seperti ketika memasukkan data tanggal, untuk memasukkan data jenis waktu harus sesuai dengan format yang telah ditentukan. Format data jenis waktu pada Microsoft Excel adalah hh:mm:ss, di mana hh adalah jam (hours), mm adalah menit (minute), dan ss adalah detik (seconds). Untuk mengubah format waktu sama dengan mengubah format tanggal, yaitu sebagai berikut :

• Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
• Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number. Selanjutnya, pada kotak pilihan Category pilih Time. Pada kotak pilihan Type akan ditampilkan bentuk format tampilan waktu yang dapat dipilih. Pilih format waktu yang kita inginkan
• Untuk memasukkan data jenis waktu dapat dapat dilakukan dengan mengetikkan angka kemudian dibatasi dengan titik dua, misalnya 14:30 atau 2:30 PM

Data jenis tanggal dan angka dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menghitung hari. Sebagai contoh, coba kita ketikkan data ="9/25/2005" - "9/25/2004" di sembarang sel. Pada saat kita menekan tombol Enter, akan ditampilkan angka 365 yang merpakan pengurangan dari tanggal 9/25/2005 dengan 9/25/2004.

Untuk menampilkan tanggal saat ini pada suatu sel, kita dapat mengetikkan =TODAY(). Sedangkan, untuk menampilkan tanggal beserta waktu saat ini dapat dilakukan dengan mengetikkan =NOW(). Selain itu, masuh banyak fungsi dari tanggal dan waktu yang dapat digunakan.

Beberapa fungsi tanggal :

Contoh : =YEAR("9/25/2005") akan menghasilkan 2005

Beberapa fungsi waktu :

Contoh : =TIME(21,30,30) akan menghasilkan 9:30 PM

Untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya selama masih terdapat hubungannya dengan penghitungan angka yang dilakukan. Jika simbol yang digunakan tidak dianggap sebagai bagian dari angka maka data yang diketikkan akan berubah menjadi tipe huruf. Hal ini dapat dilihat dari posisi data, apakah berada di posisi rata kiri atau rata kanan. Data dengan tipe angka secara otomatis akan diletakkan pada posisi rata kanan, sedangkan data tipe huruf berada di posisi rata kiri.

Untuk mengubah format data angka, kita dapat melakukan langkah-langkah berikut :

Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.

Beberapa fungsi angka :

Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara mengubah format sel untuk angka, tanggal, waktu, dan teks. Pengaturan format dilakukan melalui menu Format - Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells. Pada bagian ini akan dijelaskan cara mengatur format sel untuk keperluan lainnya seperti mengatur tata letak teks, garis batas, latar belakang, dan proteksi.

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel. Perataan teks atau angka dalam sel sebenernya secara otomatis dilakukan oleh Microsoft Excel, di mana data teks dibuat rata kiri, sedangkan angka dan tanggal dibuat rata kanan. Akan tetapi, kita dapat menentukan perataan teks itu sendiri, yaitu menggunakan tombol Align Left, Center, Align Right, atau Justify pada toolbar Formatting. Selain itu, kita dapat mengatur format perataan teks menggunakan menu Format untuk mengubah posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, atau bawah pada suatu sel. Untuk memformat tata letak teks, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :

a. Text Alignment - Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Selain itu, dapat diatur juga jarak indentasi apabila mengatur perataan secara horizontal, dengan mengisi kotak Indent dengan angka yang sesuai

b. Text Alignment - Vertical, menenttukan format perataan data secara vertikal

• Top, data dalam sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris
• Center, data dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris
• Bottom, data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris
• Justify, data dalam sel akan diformat rata atas dan bawah terhadap tinggi baris

c. Text Control, mengatur data pada suatu sel

d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan. Akan tetapi, Microsoft Excel XP memberikan kesempatan untuk mengubah bentuk tampilan, yaitu penulisan teks secara vertikal atau miring berdasarkan sudut kecuraman tertentu dengan menuliskan nilai sudut kecuramannya pada bagian Degrees atau dengan menggerakan petunjuk arah teks

e. Right-to-left - Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel

4. Lakukan pengaturan perataan sel yang kita inginkan pada kotak dialog Format cells kemudian tekan tombol OK

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini sangat berguna untuk membuat tabel-tabel agar terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya

2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard

3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border atau garis pembatas

c. Line - Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus, garis ganda, dan pilihan lainnya

d. Color, mengubah warna garis

4. Lakukan pengaturan border pada sel yang kita inginkan kemudian tekan tombol OK

Selain menggunakan menu Format, pengaturan border pada sel dapat dilakukan menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi border, kemudian pilih jenis garis pembatas dengan cara mengklik ikon Borders pada toolbar Formatting. Pengaturan border sel juga dapat dilakukan secara langsung dengan menggambar garis pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Ketika kita memilih fasilitas tersebut maka akan ditampilkan toolbar Borders untuk melakukan pengaturan border sel.

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Untuk mengatur format Color dan Pattern, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya

2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard

3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

• Color, memilih warna latar belakang dari sel
• Pattern, mengubah latar belakang suatu sel dengan corak atau pola tertentu
• Sebelum pilihan warna dan latar belakang diterapkan pada sel, kita dapat melihat contoh tampilan pada kotak Sample

4. Lakukan pengaturan warna dan pola sel sesuai keinginan kita kemudian tekan tombol OK

Selain penggunaan menu Format, pengaturan warna sel dapat dilakukan menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan kita beri warna kemudian klik salah satu warna yang kita inginkan melalui ikon Fill Color pada toolbar Formatting

5. Format Protection

Untuk menjaga agar data pada sel tidak diubah oleh pihak lain, Microsoft Excel menyediakan fasilitas Protection. Fasilitas tersebut dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak dapat terlihat. Untuk mengatur format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

• Pilih sel yang akan diubah formatnya
• Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
• Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Protection
• Pada format Protection terdapat dua pilihan yaitu Locked dan Hidden. Locked, digunakan untuk mengunci sel dari perubahan data. Hidden, digunakan untuk menyembunyikan formula pada suatu sel

E. Menggabungkan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupas suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Untuk memahami penggabungan sel, dapat dilakukan langkah-langkah berikut :

• Blok sel B2 sampai dengan E2
• Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting
• Secara otomatis sel yang diblok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel

Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu Format - Cells. Pilih tab Alignment kemudian pada pilihan Text Control, tandai kotak di samping Merge cells.

F. Memformat Baris dan Kolom


Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita akan menggunakan sel-sel sebagai tempat bekerja. Pada saat mengetikkan data ke dalam suatu sel, terkadang data yang diketikkan tidak mencukupi lebar atau panjang dari sel tersebut. Hal ini dapat diperbaiki dengan mengubah ukuran baris atau kolom.

1. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau melalui menu Format. Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris, yaitu sebagai berikut :

• Pilih atau blok sel yang akan diubah barisnya
• Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antarsel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan

Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu melalui menu Format.

• Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya
• Pilih menu Format - Row - Height
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Row Height
• Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Row height. Tekan tombol OK. Selanjutnya, tinggi baris dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis.

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Row - AutoFit

2. Mengatur Lebar Kolom

Untuk mengubah lebar suatu kolom, dapat dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan mengubah baris. Caranya, yaitu menggunakan mouse atau melalui menu Format. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom. Langkah - langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :

• Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
• Apabila kita akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan

Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom yaitu melalui menu Format.

• Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
• Pilih dan klik menu Format - Column - Width
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Column Width
• Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar kolom dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis

Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Column - AutoFit Selection. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melalui langkah - langkah berikut.

• Pilih menu Format - Column - Standard Width
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width. Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar semua kolom pada lembar kerja yang sedang digunakan akan berubah

3. Menyembunyikan Baris atau Kolom

Untuk menyembunyikan baris atau kolom, kita dapat melakukan langkah - langkah berikut.

• Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan
• Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
• Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom

Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah - langkah berikut.

• Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan
• Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
• Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom

G. Memindahkan dan Menyalin Data

Dalam membuat suatu buku kerja, biasanya untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan beberapa fasilitas yang dapat digunakan untuk menyalin data. Microsoft Excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.


1. Memindahkan Data

Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data, yaitu sebagai berikut.

• Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
• Pilih menu Edit - Cut. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + X pada keyboard atau ikon Cut pada toolbar Standard
• Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan
• Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
• Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru

2. Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data yaitu sebagai berikut.

• Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan 
• Pilih menu Edit - Copy. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard atau ikon Copy pada toolbar Standard
• Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin
• Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
•  Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru

Pada saat kita menggunakan perintah ikon Paste pada toolbar Standard, terdapat beberapa pilihan yang dapat kita pilih. Pilihan tersebut dapat ditampilkan dengan mengklik tanda panah kecil disebelah kanan ikon Paste yang akan menampilkan pilihan berikut.

• Formulas, menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
• Values, menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus dari suatu sel atau range
• No Borders, menyalin semua isi sel termasuk format yang dimilikinya, tetapi tanpa menyertakan format border (garis bingkai) yang dimiliki oleh sel atau range
• Transpose, menyalin sel dengan mengubah kolom menjadi baris dan baris menjadi kolom
• Paste Link, menyalin sel dengan membuat hubungan antara data yang disalin dengan hasil salinan
• Paste Special, menyalin sel dengan beberapa pilihan tertentu

3. Menggunakan Paste Special

Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakann untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin, misalnya pada sel tujuan hanya akan disalin formulanya saja tanpa menyalin data atau hanya akan menyalin nilai datanya. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil disebelah ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan. Selain itu, perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit - Paste Special.


Berikut ini merupakan beberaoa fasilitas yang terdapat pada Paste Special bagian Paste.

• All, menyalin isi sel termasuk formatnya. Pilihan ini sama dengan perintah Paste biasa yang terdapat pada menu Edit
• Formulas, hanya menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
• Values, hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus. Pilihan ini hanya menyalin hasil, bukan rumusnya
• Formats, menyalin format yang terdapat pada sel sedangkan rumus atau isi sel diabaikan
• Comments, menyalin komentar yang terdapat pada sel Validation, hanya menyalin aturan aturan validasi data yang terdapat pada sel
• All except borders, menyalin semua yang terdapat pada sel kecuali garis pinggir. Pilihan ini digunakan jika pada sel tujuan sudah terdapat garis pinggir
• Column width, menyalin ukuran lebar kolom yang terdapat pada sel formulas and number formats, menyalin formula pada rumus dan format angka pada sel
• Values and number formats, menyalin nilai hasil dan format angka pada sel

Pada bagian Operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut.

• None, menyalin data yang terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika
• Add, menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yang terdapat pada sel tujuan
• Subtract, menyalin data dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal
• Multiply, menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yang terdapat pada sel tujuan
• Divide, menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal